Procedimiento uso Canal Cumplimiento
1. INTRODUCCIÓN
En la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar somos conscientes de que un Programa de Compliance eficaz debe contener los procedimientos, medidas, controles y cautelas necesarias para la pronta detección de los riesgos, para evitar que los detectados se materialicen en la comisión de un delito o, en su defecto, minimizar su impacto en terceros y en la propia empresa. Así lo indica el Código Penal en el cuarto requisito del apartado 5 del artículo 31bis al establecer “la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y la observancia del modelo de prevención”.
Para cumplir con lo preceptuado en el Código Penal, el Órgano de Gobierno de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar ha acordado la implantación de un Canal, denominado Canal de Cumplimiento, que tiene como objetivo constituir un mecanismo eficaz, para que, a través de la colaboración de todos sus miembros, se puedan detectar irregularidades que puedan poner en riesgo la reputación e imagen de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar.
A través de este canal, cualquier persona podrá presentar sus sospechas, dudas, sugerencias, denuncias o quejas en relación al incumplimiento de la Política de Compliance, del Código Ético o de Conducta y/o normas internas de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar, infracciones al derecho de la Unión Europea, en materia de seguridad y salud laboral, acoso laboral, acoso sexual, infracciones administrativas muy graves, ilícitos penales, así como sobre situaciones susceptibles de generar un riesgo penal.
Constituye una oportunidad para impulsar la gestión del buen gobierno corporativo e integrar la cultura de la prevención penal en la dinámica cotidiana de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar para crear un clima de confianza y dotarla de una mayor transparencia, máxime cuando el comportamiento inadecuado de una sola persona puede potencialmente dañar nuestra imagen y reputación.
Por ello, es imprescindible el diseño de un procedimiento de uso y gestión del canal de denuncias para la investigación y ejecución de cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo que necesariamente ha de tener carácter y garantía de confidencialidad (whistleblower) e inmediata respuesta, para que cualquier implicado pueda comunicar eventuales incumplimientos, quiebras del sistema o prácticas que incrementen los riesgos, con la garantía y en la confianza de que no va a sufrir represalias por ello. Así lo advierte la Fiscalía General del Estado al afirmar, a través de su Circular 1/2016 que “La existencia de unos canales de denuncia de incumplimientos internos o de actividades ilícitas de la empresa es uno de los elementos clave de los modelos de prevención. Ahora bien, para que la obligación impuesta pueda ser exigida a los empleados resulta imprescindible que la entidad cuente con una regulación protectora específica del denunciante (whistleblower), que permita informar sobre incumplimientos varios, facilitando la confidencialidad mediante sistemas que la garanticen en las comunicaciones (llamadas telefónicas, correos electrónicos…) sin riesgo a sufrir represalias.”
En el diseño de este canal se han considerado los preceptos de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales, la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y el Real Decreto 1101/2024, de 29 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.
Este Canal de Cumplimiento sustenta su funcionamiento sobre unos principios derivados de la finalidad perseguida, a saber:
- Integración dentro del Sistema interno de información de la Comunidad.
- Sencillez para la persona comunicante o informante.
- Diversidad de vías de acceso (verbal, escrito, correo electrónico, web).
- Divulgación máxima de su existencia.
- Fiabilidad de la información.
- Confidencialidad.
- Protección a la persona denunciante o informante frente a cualquier forma directa o indirecta de represalia.
- Derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento.
- Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
2.1. ÁMBITO OBJETIVO
Se aplica a todas las comunicaciones realizadas a través del Canal de Cumplimiento relativas a las dudas, reclamaciones y denuncias sobre irregularidades e infracciones sobre:
- El Código de Conducta y Buen Gobierno y el Catálogo de Conductas Prohibidas de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar.
- La Política de Compliance Penal de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar.
- La Política anticorrupción de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar.
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, comprendiendo, en todo caso, a las que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
- Infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, así como el acoso laboral y sexual.
- Infracciones que entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión relativas a los ámbitos siguientes: contratación pública; servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo; seguridad de los productos y conformidad; seguridad del transporte; protección del medio ambiente; protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales; salud pública; protección de los consumidores; protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información.
- Infracciones que afecten a los intereses financieros de la Unión.
- Infracciones relativas al mercado interior, incluidas las infracciones de las normas de la Unión en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o a prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable del impuesto sobre sociedades.
- Cualquier situación susceptible de generar un riesgo penal en la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar.
2.2. ÁMBITO OBJETIVO
Es de obligado cumplimiento y total aplicación para:
- Empleados/as, cualquiera que sea su modalidad contractual, posición jerárquica o lugar en el que desempeñen sus funciones.
- Directivos/as.
- Representantes y Órganos de Gobierno.
- Usuarios/regantes asociados.
- Proveedores, contratistas y subcontratistas. Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Colaboradores.
- Informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
3. ÓRGANO RESPONSABLE
El órgano responsable de la gestión del canal de cumplimento es el Compliance Officer que está encargado de coordinar e impulsar el tramitación y resolución de las diferentes denuncias recibidas a través del Sistema Interno de Información, de manera objetiva y en base a criterios de imparcialidad y respeto de los principios y derechos contenidos en este Procedimiento de Uso del Canal de Cumplimiento.
La toma de decisiones y resolución corresponde a la Gerencia de la entidad.
La persona designada como Compliance Officer, será quien recepcione, examine e investigue las denuncias. Igualmente, realizará un informe del que dará traslado a la Gerencia con el resultado de la investigación y emitirá una propuesta de resolución.
4. TRAMITACIÓN
Las denuncias, comunicaciones o informaciones podrán ser presentadas de forma anónima o, en su caso y si el denunciante lo desea, podrá identificarse y facilitar sus datos de contacto.
Las denuncias, comunicaciones o informaciones podrán formularse verbalmente, por escrito o de ambas formas, a elección de la persona denunciante.
Las denuncias verbales, podrán realizarse de manera presencial o por vía telefónica.
Las denuncias presenciales se realizarán personalmente previa solicitud y se realizarán en un plazo no superior a tres días desde que se solicite.
El número de teléfono habilitado para la recepción de denuncias es el siguiente: 954 216 025
Las denuncias verbales, bien personalmente o vía telefónica, podrán ser grabadas siempre que se informe previamente de ello a la persona que la formule. Igualmente, previo consentimiento del informante, las denuncias verbales deberán documentarse mediante una grabación o transcripción, ofreciendo al informante la posibilidad de revisarla y firmarla en este último supuesto.
Las denuncias por escrito se formularán, a elección de la persona denunciante, por las siguientes vías:
Por correo ordinario, mediante escrito dirigido a Oficial de Cumplimiento de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar, Carretera Alcalá del Río- Burguillos, s/n C.P. 41200-Alcalá del Río (Sevilla).
En el buzón de la empresa: mediante escrito en sobre cerrado que irá dirigido a Oficial de Cumplimiento de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar.
A través del correo electrónico habilitado para ello:
canaldecumplimiento@riegosdelviar.com
En el apartado destinado a ello en la página Web:
Las comunicaciones serán recepcionadas directamente por la persona designada como Compliance Officer.
Igualmente, la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar se compromete a garantizar la protección de la persona denunciante frente a represalias de cualquier naturaleza, directas o indirectas.
4.1. REQUESITO
Para su admisión y adecuada tramitación, las denuncias deberán contener necesariamente los siguientes datos:
- Nombre y apellidos de la persona denunciante, un medio de contacto para comunicar con él/ella – teléfono, mail, etc.
- Exposición sucinta de los hechos o argumentos que sustenten la denuncia.
- Persona o colectividad contra la que se dirige la denuncia.
- En su caso, se aportarán documentos o evidencias de los hechos objeto de denuncia.
En caso de optar por formular denuncia anónima, la persona denunciante únicamente deberá describir los hechos objeto de denuncia e indicar la persona o colectividad contra la que se dirige, aunque es recomendable que facilite un medio de contacto para poder ser notificado.
4.2. ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS
Una vez recibida la denuncia, el /la Compliance Officer comprobará que contiene los requisitos necesarios para su admisión y examinará los hechos denunciados a fin de confirmar que se refieren a dudas, reclamaciones, irregularidades o infracciones del Código de Conducta, del Catálogo de Conductas Prohibidas, de la Política de Compliance, Política Anticorrupción, infracciones al derecho de la Unión Europea, acoso laboral, acoso sexual, infracciones administrativas muy graves, ilícitos penales o sobre situaciones susceptibles de generar un riesgo penal.
Seguidamente, se procederá a su registro e investigación; en caso contrario, se procederá a su archivo que será comunicado a la persona denunciante, remitiendo copia al departamento correspondiente si fuere materia ajena al presente canal.
Una vez recibida la denuncia, la Comisión de Investigación comprobará que contiene los requisitos necesarios para su admisión y examinará los hechos denunciados, seguidamente, se procederá a su registro e investigación; en caso contrario, se procederá a su archivo que será comunicado a la persona denunciante, remitiendo copia al Compliance Officer.
La Comisión de Investigación emitirá un acuse de recibo de la denuncia a la persona denunciante en un plazo máximo de cinco días hábiles a partir de la recepción de la misma.
En el caso de que el/la Compliance Officer o la Gerencia de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar sean objeto de una denuncia, este hecho se pondrá inmediatamente en conocimiento del Órgano de Gobierno de la entidad que a partir de ese momento será el encargado de la instrucción y resolución de la misma. Si se demuestra que la denuncia se ha realizado de mala fe, no actuará la protección al denunciante y se podrán aplicar las medidas previstas en nuestro Sistema Disciplinario que lo considera una infracción grave.
La Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar mantendrá un libro-registro de todas las informaciones, denuncias o comunicaciones recibidas, que gozará de la máxima confidencialidad. En el libro registro constará la fecha de recepción de la denuncia, asignándole un código de identificación., las actuaciones desarrolladas, medidas adoptadas y fecha de cierre. Este registro no será público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.
4.3. INVESTIGACIÓN
El/la Compliance Officer a la vista de los hechos descritos en la denuncia recabará la información y documentación necesaria para su esclarecimiento.
Una vez haya obtenido la información y pruebas necesarias, dará traslado del contenido de la denuncia a la persona denunciada – sin datos de la persona denunciante-, se mantendrá con ella, siempre que sea posible, una entrevista en la que, con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes, a fin de que pueda ser oído y realizar las alegaciones que en su defensa estime oportunas.
4.4. INFORME
A la vista de la investigación realizada, pruebas obtenidas (documental, pericial y testifical), oídas las manifestaciones de la persona denunciada y examinadas las pruebas que en su caso aporte, el/la Compliance Officer emitirá un informe con el siguiente contenido:
- Hechos que produjeron la comunicación, personas o departamentos objeto de la investigación.
- Objeto de la investigación y su finalidad.
- Actuaciones, hechos relevantes investigados y detectados, evidencias y pruebas analizadas.
- Conclusiones determinadas, en base al objetivo y alcance de la investigación.
- Propuesta motivada de resolución con inclusión, en su caso, de medidas sancionadoras.
Este informe será trasladado a la Gerencia a fin de que tome la decisión correspondiente.
La tramitación de la denuncia se realizará en un plazo razonable, informándose a la persona denunciante en un plazo no superior a tres meses desde la presentación de las misma.
Se remitirá información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
4.5. RESOLUCION
A la vista del informe y de la propuesta de resolución, la Gerencia de la Comunidad podrá adoptar las siguientes decisiones:
- Archivar la denuncia por no constituir una infracción o irregularidad del Código de Conducta, de la Política de Compliance, infracciones al derecho de la Unión Europea, en materia de seguridad y salud laboral, acoso laboral, acoso sexual, infracciones administrativas muy graves, ilícitos penales o no constituir una situación susceptible de generar un riesgo penal.
- En caso de que se verifiquen los hechos objeto de denuncia se procederá a imponer la sanción disciplinaria establecida para ello.
- Proposición al Órgano de Gobierno de medidas para conjurar ese riesgo en el futuro.
La resolución se comunicará a la persona denunciante y a la persona denunciada.
5. GARANTIAS
5.1. PARA LA PERSONA DENUNCIANTE
- Derecho a elegir la forma en la que quiere formalizar la denuncia, al anonimato y a elegir el cauce o mecanismo mediante el cual comunique los incumplimientos, infracciones sospechas o quejas de las que tuviere conocimiento.
- Derecho a la confidencialidad. La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
- Derecho a no sufrir represalias.
- Derecho a recibir acuse de recibo de la comunicación, información o denuncia efectuada, en el plazo de los siete días naturales siguientes a su recepción.
- Derecho a ser informada de la resolución y del archivo de la denuncia, en su caso.
- Derecho a la supresión de datos.
- Derecho a ser informada, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
- Deber de actuar de buena fe.
- Deber de aportar los datos y documentos relacionados con los hechos denunciados.
- Deber de confidencialidad.
5.2. PARA LA PERSONA DENUNCIADA
- Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Derecho a la confidencialidad de sus datos personales, con el fin de evitar cualquier difusión de información que pueda afectar a su honorabilidad.
- Derecho a ser informada con claridad de los hechos que se le atribuyen.
- Derecho a una investigación transparente, revisión de las distintas pruebas que existan en su contra y acceso al expediente de la investigación (sin desvelar contenido protegido por la normativa de protección de datos).
- Derecho a hacer las alegaciones, a presentar las pruebas que considere oportunas y a ser asistido legalmente.
- Derecho a que se le informe del contenido de la resolución.
- Derecho a que no se le apliquen medidas sancionadoras hasta que se compruebe la veracidad de los hechos denunciados, se recaben las evidencias respectivas y se concluya la concurrencia de un incumplimiento o irregularidad.
5.3. DEL PROCEDIMIENTO
El proceso de gestión de denuncias se basa en los siguientes principios o garantías:
- Difusión y sencillez: el proceso para formalizar denuncias se dará a conocer a todo el personal de forma clara, comprensible y será fácilmente accesible.
- Contradicción: Se garantiza que la persona o colectivo objeto de denuncia será oído, podrá realizar alegaciones y aportar las pruebas que en su defensa estime oportunas.
- Respeto y Dignidad: Aquellas personas que utilicen el canal ético serán tratadas con el máximo respeto y dignidad, velándose en todo momento por los derechos fundamentales de aquellas personas involucradas en potenciales incumplimientos.
- Diligencia: la tramitación de las denuncias efectuadas se realizará con interés, esmero, rapidez y eficacia.
- Exhaustividad: La información recibida sobre potenciales incumplimientos o irregularidades será investigada detalladamente para determinar la veracidad de la situación declarada.
- Eficacia y transparencia: la investigación estará basada en el análisis objetivo de las evidencias y pruebas recabadas, se ha definido con claridad qué se puede denunciar, cómo se debe presentar y formalizar la denuncia y cómo se tramitará la denuncia.
- Motivación: Cualquier decisión se adoptará de forma razonada, fundamentada y será proporcionada a las circunstancias y contexto de los hechos.
6. PROTECCIÓN FRENTE A LAS REPRESALIAS
Están prohibidos expresamente los actos constitutivos de represalias contra las personas que informen, comuniquen o denuncien una irregularidad conforme se establece en este procedimiento.
Se entiende por represalia: “cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes”. Se consideran actos de represalia:
- suspensión, despido o extinción de la relación laboral;
- degradación o denegación de ascensos;
- cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial o cambio del horario de trabajo;
- denegación de formación;
- evaluación o referencias negativas con respecto a su desempeño laboral o profesional;
- imposición de cualquier medida disciplinaria, amonestación u otra sanción, incluidas las sanciones pecuniarias;
- coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo;
- discriminación, o trato desfavorable o injusto;
- no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido;
- no renovación o terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal;
- daños, incluidos a su reputación, en especial en los medios sociales, o pérdidas económicas, incluidas la pérdida de negocio y de ingresos;
- inclusión en listas negras sobre la base de un acuerdo sectorial, informal o formal, que pueda implicar que en el futuro la persona no vaya a encontrar empleo en dicho sector;
- terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios;
- denegación o anulación de una licencia o permiso.
7. PROTECCIÓN DE DATOS
En la implantación del Canal de Cumplimiento la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar está comprometida con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y con el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS), así como con la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales y con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en consecuencia, los datos personales que se recaben en el marco del Canal de Cumplimiento:
- Serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados.
- Se integrarán en el Registro de Tratamiento de Datos de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar que a su vez es responsable del tratamiento y a quien pueden dirigirse por escrito a info@riegosdelviar.es o bien a la siguiente dirección: Ctra. Alcalá del Río a Burguillos (A8013) pk 0,150. Apartado de Correos 60, 41200. Alcalá del Río (Sevilla).
En caso de divergencias en relación con la protección de sus datos personales, puede presentar una reclamación ante la Agencia de Protección de Datos (www.aepd.es).
- Los interesados podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos, oposición y decisiones individuales automatizadas.
- Se hace constar expresamente que los datos contenidos en aquellas denuncias que no sean admitidas a trámite no se incorporarán a ningún fichero o registro de actividad de tratamiento de datos, procediéndose a su eliminación inmediata.
- Los datos obtenidos en la investigación serán conocidos únicamente por la persona designada como Compliance Officer y, en caso de que proceda la imposición de una sanción disciplinaria, por el Gerente de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar por ser las personas responsables de la tramitación y resolución de las denuncias.
- El derecho acceso de la persona denunciada o investigada estará limitado a sus propios datos de carácter personal, no teniendo acceso en ningún caso a los datos sobre la identidad de la persona denunciante.
- Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
- Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias. Si fuera necesaria su conservación para continuar la investigación, podrán seguir siendo tratados en un entorno distinto por el órgano de la entidad al que competa dicha investigación.
- En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
- Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.