Política de Cumplimiento para Proveedores
1. INTRODUCCIÓN
La comunidad de regantes de la zona regable del Viar está comprometida con el cumplimiento, la transparencia y la integridad. Por ello, se ha dotado de un Código de Conducta y Buen Gobierno, de políticas internas y de un Programa de Cumplimiento para la Prevención de Riesgos Penales, con el objetivo de fomentar una cultura de cumplimiento y tolerancia cero frente a cualquier conducta ilícita o contraria a las políticas, normas, valores y principios de actuación de la Comunidad.
Entendemos que, dado nuestro compromiso con los valores y principios corporativos, es nuestra responsabilidad transmitirlos a las personas, entidades y organizaciones con las que nos relacionamos y fomentar en ellas un comportamiento ético y responsable.
Es nuestra obligación comprobar y verificar que las empresas con las que nos relacionamos hayan adquirido compromisos éticos y de buen gobierno corporativo y que estas aplican medidas de diligencia debida y de control en el seno de su organización. Aquellas empresas que aún no hayan implantado un sistema, modelo o programa de cumplimiento deben adherirse a nuestros valores y principios, reafirmando y extendiendo así nuestra cultura ética empresarial, todo ello en un clima de respeto y reciprocidad en los estándares éticos.
2. OBJETO
Esta Política tiene por objeto especificar los criterios mínimos de comportamiento ético y responsable que deben ser cumplidos por nuestros proveedores, en línea con nuestros valores y en cumplimiento de los principios que rigen nuestra actividad.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política es de obligado cumplimiento y de total aplicación para:
- Empleados/as, cualquiera que sea su modalidad contractual, posición jerárquica o lugar en el que desempeñen sus funciones.
- Directivos/as.
- Asociados y/o comuneros.
- Administradores, representantes y personas pertenecientes a los órganos de gobierno, administración, ejecución y supervisión.
- Proveedores, contratistas y subcontratistas.
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Colaboradores: asesores, auditores y consultores.
4. DEFINICIONES
- Socios de negocio: cualquier persona jurídica o física ajena a la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar con quien se mantiene o se prevé establecer algún tipo de relación de negocios.
- Proveedores: cualquier persona física o jurídica que suministra bienes o presta servicios de cualquier naturaleza a la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar, con independencia del tipo de contraprestación que reciba.
- Tercero: persona física o jurídica u organismo independiente de la Organización.
- Partes interesadas: las personas físicas o jurídicas que, no siendo proveedores ni miembros de la Comunidad, pueden verse afectadas o percibirse como afectadas por una decisión o actividad de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar.
5. PRINCIPIOS Y COMPROMISOS ÉTICOS
Los principios y compromisos que deben presidir la actuación de los proveedores y socios de negocio son los siguientes:
- Cumplimiento de la legalidad. Los proveedores y sus empleados deberán cumplir estrictamente la legalidad vigente, atendiendo al espíritu y finalidad de la misma, y evitarán conductas que, sin violar la legalidad, contravengan los valores, principios y comportamientos éticos establecidos en el Código de Conducta y Buen Gobierno de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar.
- Derecho a la intimidad y confidencialidad. Los proveedores y sus empleados se comprometen a cumplir con la normativa sobre protección de datos personales y a guardar confidencialidad sobre los datos o informaciones de la Comunidad a los que tuvieran acceso o conocimiento derivado de la relación de negocios. Es responsabilidad de proveedores y socios de negocio adoptar medidas de seguridad suficientes para proteger la información confidencial y asegurar que todos los miembros de su organización cumplan con dicho deber.
- Respeto por la integridad y dignidad de las personas. Los proveedores y sus empleados se comprometen a mantener un entorno laboral respetuoso con la dignidad y la libertad personal, y no admitirán discriminación alguna por razón de nacimiento, raza, sexo, religión, condición sexual, opinión o cualquier otra condición o circunstancia personal o social. Asimismo, se comprometen a garantizar la igualdad de oportunidades en el acceso al trabajo, a la formación, a la promoción profesional, a las condiciones de trabajo y a los bienes, servicios y suministros de sus empleados.
- Seguridad y salud laboral. Los proveedores y sus empleados cumplirán escrupulosamente la normativa sobre prevención de riesgos laborales aplicable, mantendrán y desarrollarán un sistema de prevención que asuma la protección de las personas trabajadoras como principal objetivo, dotarán a su personal de la formación y los medios necesarios para realizar su trabajo en condiciones óptimas de seguridad y salud, con especial atención a la coordinación de actividades preventivas.
- Respeto al medio ambiente y sostenibilidad. Los proveedores y sus empleados velarán por la preservación del medio ambiente y el desarrollo sostenible y se esforzarán por minimizar el impacto medioambiental de sus actividades y de la utilización de las instalaciones, equipos y medios de trabajo puestos a su disposición, procurando un uso eficiente de los mismos y minimizando la huella ecológica. Asimismo, dispondrán de mecanismos adecuados que permitan una correcta gestión de residuos y su tratamiento conforme a la normativa aplicable. Promoverán un uso sostenible del agua y la protección de los recursos hídricos disponibles de acuerdo con el principio de prudencia.
- Comportamiento ético y responsable. Conforme a los principios de ética e integridad, los proveedores y sus empleados:
- No participarán ni tolerarán ninguna forma de corrupción, soborno, robo, malversación, extorsión o uso de pagos ilegales, incluido cualquier pago u otro beneficio a cualquier persona o empresa o funcionario público con el fin de influir en una decisión de forma que se infrinjan las leyes aplicables.
- Adoptarán las medidas necesarias para asegurar la toma de decisiones libres de conflictos de interés en aquellos asuntos donde pueda existir algún tipo de concurrencia o conflicto de interés directo o indirecto.
- Cumplirán con las disposiciones, nacionales o internacionales, dictadas para prevenir el blanqueo de capitales.
- Rechazan toda actividad encaminada a defraudar a la Administración Tributaria o cualquier otro organismo público, así como la obtención de cualquier tipo de ventaja, beneficio fiscal, beneficio social o subvención de manera fraudulenta. Para ello, se comprometen a cumplir la normativa fiscal vigente y a colaborar con la Administración.
- Es responsabilidad del proveedor y de todas las personas integrantes de su empresa cumplir y velar por el cumplimiento de los principios citados como guía de buenas prácticas y comportamientos adecuados a seguir.
6. DILIGENCIA DEBIDA
En la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar pretendemos generar con las empresas proveedoras una relación de colaboración transparente, íntegra y de buena fe basada en principios de actuación social, medioambiental y de buen gobierno corporativo, que logren generar relaciones sólidas y, en su caso, mitigar el riesgo que dicha relación supone para nuestro Programa de Cumplimiento para la Prevención de Riesgos Penales.
Para ello, realizamos una identificación y análisis de riesgos en el momento previo a la contratación o al inicio de cualquier tipo de relación. En los procesos de selección y contratación con proveedores se comprobará que:
- Se han dotado de un código de conducta o ético con valores, principios, buenas prácticas y normativa interna acorde con los de nuestra entidad.
- Tienen implantado un programa, modelo o sistema de cumplimiento para la prevención de delitos.
- Disponen de un canal interno de denuncias.
- Cumplen la normativa de seguridad y salud laboral, especialmente en coordinación de actividades preventivas y formación.
- En los casos en los que no dispongan de un sistema o modelo de cumplimiento penal ni de un código de conducta o ético propio, se comprometen a la adhesión a nuestro Código de Conducta y Buen Gobierno.
7. COMUNICACIÓN DE INCUMPLIMIENTOS
En caso de detectar un incumplimiento de la presente Política o de tener dudas sobre si alguna práctica observada puede suponer un acto irregular o ilícito, ya sea en el sector público como en el privado, cualquier persona con relación directa e interés profesional legítimo, o demás partes interesadas, deberá ponerse inmediatamente en contacto con la persona designada como Oficial de Cumplimiento a través del canal de Cumplimiento, en cualquiera de sus vías de comunicación:
- Por escrito dirigido al Oficial de Cumplimiento de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar, Carretera Alcalá del Río – Burguillos, s/n, C.P. 41200, Alcalá del Río, Sevilla.
- A través del correo electrónico habilitado para ello: canaldecumplimiento@riegosdelviar.es
- En el apartado destinado a ello en la página web: https://riegosdelviar.es/pruebas/
Si la persona denunciante opta por denuncia verbal, el número de teléfono habilitado para la recepción de denuncias es el siguiente: 954 216 025
8. DIFUSIÓN, SEGUIMIENTO Y FORMACIÓN
La presente Política será puesta en conocimiento del personal de la Comunidad, de proveedores y terceros, a través de información interna para los empleados mediante la entrega de ejemplares, envío por correo electrónico o a través de su inclusión en la web corporativa.
El/la Oficial de Cumplimiento o Compliance Officer será la persona encargada de controlar y realizar el correspondiente seguimiento de forma continua de lo dispuesto en esta Política, así como su supervisión.
Asimismo, todas las personas empleadas recibirán una formación obligatoria con el objetivo de que estén debidamente informadas de todos los aspectos del presente documento.
9. ACTUALIZACIÓN, REVISIÓN Y MEJORA
Esta Política se revisará y actualizará periódicamente, con el objeto de verificar su idoneidad, adecuación y eficacia, procediendo en caso necesario a su actualización.
En todo caso, será revisada cuando:
- Exista una modificación de la normativa aplicable.
- Se necesiten adaptaciones a recomendaciones realizadas por la autoridad competente.
La Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar busca la mejora continua; para ello propondrá y adoptará las acciones de mejora que considere necesarias con el objetivo de que la actividad de la entidad y de todo su personal se ajuste a la cultura ética de cumplimiento y redunde en una mejor gestión y eficaz implantación del Programa de Cumplimiento para la Prevención de Riesgos Penales.