Política de Uso de Medios Digitales

A continuación, se describe la política de uso de medios digitales (en adelante, Política) de la Comunidad de Regantes de la Zona Regable del Viar (en adelante, Riegos del Viar), elaborada con la participación de los trabajadores, que tiene por objetivo establecer los criterios de utilización de los medios digitales para garantizar la seguridad y eficiencia en el uso de los recursos tecnológicos, dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 87 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de la intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

1.1. Se entenderá por medios digitales de Riegos del Viar (en adelante, Medios digitales) todos los recursos digitales que Riegos del Viar asigne o ponga a disposición de su personal (en adelante, Personal) para el cumplimiento de sus funciones laborales y tareas asignadas (en adelante, Funciones).

1.2. Con carácter descriptivo, pero no limitativo, se consideran Medios digitales a los efectos de esta Política: los equipos informáticos (servidores, ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas, móviles, tarjetas SIM, impresoras, escáneres, o similares), las infraestructuras de comunicaciones (conexión a redes internas o externas, accesos a Internet, o similares), el software que esté instalado en ellos o sea accesible (sistema operativo, programas, aplicaciones, plataformas, navegador, paquete ofimático, clientes de correo, antivirus, lector de pdf, compresores, editor de texto y gráficos, herramienta de sincronización, almacenamiento o impresión, o similares), las cuentas de usuario (usuarios del sistema, correo electrónico, redes sociales, almacenamiento local o en la nube, o aplicaciones), los servicios telemáticos, y todos los recursos (hardware o software) que Riegos del Viar asigne o ponga a disposición de su Personal para el cumplimiento de sus Funciones.

1.3. El Personal estará obligado al conocimiento y cumplimiento de esta Política salvo autorización expresa, específica y por escrito de Riegos del Viar.

1.4. El Personal deberá ser consciente de la falta de expectativa de privacidad en el uso de los Medios digitales en base al conocimiento de lo indicado en esta Política.

1.5. Esta Política resultará de aplicación a todo el Personal cuando utilice los Medios digitales, con independencia de si la relación es laboral, mercantil, en prácticas, o de cualquier otro tipo, y en cualquier forma, ya sea a distancia, teletrabajo o presencial.

1.6. El uso de los Medios digitales por el Personal cuando preste servicios en la modalidad de teletrabajo será además conforme a los términos y condiciones que en cada caso se establezcan o acuerden.

1.7. El uso de medios digitales ajenos a Riegos del Viar por el Personal para el cumplimiento de sus Funciones será además conforme a los términos y condiciones que en cada caso se establezcan o acuerden.

2. USO DE LOS MEDIOS DIGITALES

2.1. Riegos del Viar podrá acceder a los contenidos derivados del uso de Medios digitales a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos medios.

2.2. El Personal tendrá derecho a la protección de su intimidad en el uso de los Medios digitales.

2.3. El Personal solo usará para el desempeño de sus Funciones los Medios digitales que Riegos del Viar le asigne o ponga a su disposición.

2.4. El Personal usará los Medios digitales solo para el desempeño de sus Funciones, quedando prohibido su uso para actividades no relacionadas con la actividad profesional.

2.5. La asignación o puesta a disposición de los Medios digitales no implicará la cesión de su propiedad, sino exclusivamente la cesión de su uso.

2.6. El Personal no permitirá ni facilitará el uso de los Medios digitales a terceros que no estén debidamente autorizados.

2.7. El Personal no alterará los Medios digitales ni realizará reparaciones ni actuaciones técnicas de mantenimiento o mejora de estos.

2.8. El Personal deberá notificar cualquier incidencia o anomalía que detecte en el uso de los Medios digitales.

2.9. El Personal atenderá a las guías, instrucciones y manuales establecidos para el uso de los Medios digitales.

2.10. Salvo autorización expresa, específica y por escrito de Riegos del Viar, el Personal no podrá hacer uso de medios digitales ajenos a Riegos del Viar para el cumplimiento de sus Funciones.

2.11. En el caso de que el Personal haga uso de medios digitales ajenos a Riegos del Viar para el cumplimiento de sus Funciones, el Personal asumirá que estos medios serán considerados como Medios digitales de Riegos del Viar a los efectos de esta Política.

2.12. Salvo autorización expresa, específica y por escrito de Riegos del Viar con indicación de las medidas de seguridad extraordinarias a adoptar, el Personal no podrá trasladar o hacer uso de los Medios digitales fuera de las instalaciones de Riegos del Viar.

3. ACCESO A LOS MEDIOS DIGITALES

3.1. Todo acceso a los Medios digitales estará controlado y deberá ser autorizado por Riegos del Viar.

3.2. Estará estrictamente prohibido para el Personal intentar acceder a los Medios digitales para los que no tenga autorización expresa.

3.3. El Personal custodiará diligentemente sus credenciales de acceso a los Medios digitales, sin proceder a su revelación o puesta al alcance de terceros, siendo responsable de toda la actividad realizada con sus credenciales.

3.4. El Personal no intentará obtener derechos de acceso superiores a los que le corresponda, ni utilizará las credenciales de otra persona.

3.5. El Personal respetará los protocolos de cambio de credenciales, procediendo a su cambio a la mayor brevedad posible cuando sea requerido y respetando las reglas de fortaleza establecidas.

3.6. Si el Personal sospechara que sus credenciales de acceso están siendo utilizadas por otra persona, procederá inmediatamente a su cambio y a notificar la correspondiente incidencia de seguridad.

3.7. El Personal utilizará los mecanismos de bloqueo que se hayan establecido en caso de desatención temporal de los Medios digitales.

3.8. Cuando por cualquier motivo se produzca la extinción de la relación entre Riegos del Viar y el Personal, dejará de acceder a los Medios digitales y devolverá todos los que se le hubieran sido asignados o dispusiera de ellos.

3.9. Cuando por motivo de la modificación de la relación con Riegos del Viar, el Personal deje de tener asignados Medios digitales, no accederá a estos Medios digitales y los devolverá.

3.10. El Personal deberá cerrar las sesiones al finalizar el uso de los Medios digitales para impedir accesos no autorizados.

3.11. El Personal seguirá los protocolos y mecanismos establecidos por Riegos del Viar para las solicitudes de Medios digitales.

3.12. El Personal respetará la integridad, cuidará y conservará en buen estado los Medios digitales a los que tengan acceso.

4. SOFTWARE

4.1. El Personal no alterará el software que esté instalado en los Medios digitales ni instalará nuevo software, aunque este sea de libre uso o gratuito.

4.2. El Personal estará obligado a respetar las condiciones de licencia y copyright del software.

4.3. El software protegido por copyright no podrá ser copiado por el Personal.

5. CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO

5.1. El Personal utilizará la cuenta de correo electrónico corporativo que tengan asignada para el desempeño de sus Funciones, como herramienta de servicio, productividad y comunicación, con las directrices, medios y habilitación que, en su caso, se hayan establecido, y no lo facilitará como medio de contacto o registro para otros propósitos.

5.2. El Personal no usará una cuenta de correo electrónico no corporativa para la remisión de mensajes en el desempeño de sus Funciones, ni facilitará la misma con el objeto de recibir este tipo de mensajes.

5.3. El Personal tendrá prohibido el uso de cuentas de correo electrónico no corporativas o cualquier otro medio de comunicación electrónica personal desde los Medios digitales.

5.4. El Personal tendrá prohibido el reenvío de la documentación propia de trabajo a cuentas de correo electrónico personales.

5.5. El Personal deberá incluir en todos los mensajes enviados por correo electrónico corporativo la firma y el «pie de correo» que, en su caso, Riegos del Viar establezca.

5.6. El Personal deberá respetar los requisitos formales que, en su caso, Riegos del Viar establezca para todos los mensajes enviados por correo electrónico corporativo, siempre utilizando un estilo de redacción formal y adecuado.

5.7. El Personal observará especial cuidado en el envío de mensajes con múltiples destinatarios, debiendo usar preferentemente el campo de «copia oculta» para no revelar indebidamente datos personales.

5.8. El Personal comprobará, previamente al envío de cualquier mensaje, la pertinencia de todos sus destinatarios, a fin de evitar problemas de pérdida de confidencialidad y revelación de información.

5.9. El Personal accederá a las cuentas de correo electrónico que tenga asignadas con la frecuencia suficiente para evitar demoras en el desempeño de sus Funciones. En caso de ausencia por un periodo determinado, el Personal deberá tomar medidas para habilitar la respuesta automática a los mensajes recibidos o el reenvío a otra cuenta autorizada por Riegos del Viar, de manera que no queden desatendidos.

5.10. El Personal tendrá en consideración que los mensajes enviados o recibidos a través del correo electrónico corporativo pueden tener la condición de secretos empresariales, y estar sometidos a lo dispuesto en la Ley 1/2019, de 20 de febrero, de Secretos Empresariales.

5.11. El Personal no accederá a mensajes de correo electrónico sospechosos de tener propósito dañino o malicioso. En caso de sospechar que un determinado mensaje sea de esta naturaleza lo notificará como un incidente de seguridad.

5.12. En aras de garantizar la seguridad de los Medios digitales, el Personal no deberá descargar por ningún motivo archivos adjuntos provenientes de remitentes sospechosos o desconocidos.

5.13. El Personal revisará periódicamente el correo electrónico clasificado automáticamente como «No deseado» (SPAM) por si incluyera mensajes incorrectamente clasificados como tales.

5.14. El Personal no utilizará las cuentas de correo electrónico para almacenar de forma permanente información relevante o necesaria para el desempeño de sus Funciones.

5.15. En el caso que el Personal esté autorizado para acceder al correo electrónico desde dispositivos ajenos a su entorno normal de trabajo, prestará especial cuidado en el acceso y evitará la descarga de información y el guardado de credenciales de acceso en el navegador, asegurándose de cerrar la correspondiente sesión de trabajo.

5.16. En el caso de resultar necesario el envío de archivos que superen el tamaño límite establecido en el sistema de correo electrónico, el Personal utilizará las herramientas corporativas autorizadas para el intercambio de archivos.

6. INTERNET

6.1. El Personal accederá a Internet como herramienta de servicio, productividad y conocimiento, con las directrices, medios y habilitación que, en su caso, haya establecido Riegos del Viar.

6.2. El uso de Internet por el Personal tendrá una finalidad adecuada a su ámbito profesional, sin que en ningún caso pueda ir en detrimento de la realización de sus Funciones, la seguridad o el rendimiento de la red.

6.3. El Personal solo accederá a Internet para el desempeño de sus Funciones.

6.4. Riegos del Viar podrá restringir total o parcialmente el acceso a determinados contenidos en Internet por motivos legales, de seguridad, de eficiencia en el uso de los recursos u otros que se determinen.

6.5. El Personal no alterará ni eludirá las restricciones y controles de navegación que estén implantados.

6.6. El Personal no accederá a direcciones de Internet con contenidos ilícitos, material pornográfico, de contenido racista, sexual, o cualquier material que resulte ofensivo o atente contra la dignidad humana.

6.7. El Personal no visitará sitios de Internet no fiables o sospechosas para evitar posibles incidentes de seguridad, en especial, las que se consideren susceptibles de contener código dañino o malicioso.

7. HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN Y COMUNICACIÓN

7.1. El Personal solo utilizará las herramientas de colaboración y comunicación (aquellas que incorporen funcionalidades para reuniones virtuales, email marketing, mensajería instantánea, compartición de ficheros o similares), que Riegos del Viar le asigne o ponga a su disposición para el desempeño de sus Funciones.

7.2. El Personal utilizará las herramientas de colaboración y comunicación exclusivamente para el desempeño de sus Funciones.

7.3. El Personal tiene estrictamente prohibido la instalación y uso de programas P2P o de intercambio de archivos.

8. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

8.1. El Personal solo almacenará la información que precise o genere en el desempeño de sus Funciones en las herramientas corporativas o en las carpetas o estructuras comunes de almacenamiento que Riegos del Viar le asigne o ponga a su disposición para el desempeño de sus Funciones, siguiendo las directrices que, en su caso, se hayan establecido, en especial, estructuras de carpetas, nomenclaturas de ficheros, y perfiles o roles de acceso.

8.2. El Personal tendrá estrictamente prohibido almacenar información en dispositivos de almacenamiento extraíble (discos duros portátiles, memorias USB, o similares) o en medios digitales ajenos a Riegos del Viar.

8.3. El Personal no utilizará cuentas particulares en servicios externos de almacenamiento en la nube en el desarrollo de sus Funciones.

9. REDES SOCIALES

9.1. El Personal solo utilizará las redes sociales que Riegos del Viar le asigne o ponga a su disposición para el desempeño de sus Funciones.

9.2. El Personal que atienda un perfil corporativo en una red social velará especialmente por el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales en el contenido que publique en el perfil.

9.3. El Personal que atienda un perfil corporativo en una red social velará por la actualización, calidad, integridad, consistencia y fiabilidad de los contenidos del perfil.

9.4. El Personal que atienda un perfil corporativo en una red social no emitirá opiniones personales desde el perfil.

9.5. El Personal que atienda un perfil corporativo en una red social respetará las opiniones de terceros, evitando cualquier tipo de enfrentamiento.

10. CONTROLES E INCUMPLIMIENTOS

10.1. Riegos del Viar podrá realizar las investigaciones, monitorizaciones, accesos y controles que resulten necesarios y proporcionales sobre los Medios digitales, dentro del ámbito de sus potestades de control.

10.2. El Personal tendrá en consideración el hecho de que Riegos del Viar podrá comprobar de forma periódica, aleatoria, o cuando resulte conveniente por razones específicas de seguridad o del servicio, la correcta utilización de los Medios digitales.

10.3. Riegos del Viar podrá poner en funcionamiento herramientas de control automatizadas para analizar y detectar los usos y comportamientos indebidos o ilícitos de los Medios digitales, no implicado dicho control violación a la privacidad o a la intimidad de los usuarios.

10.4. Por cuestiones de seguridad, toda la información que circula por los Medios digitales podrá ser monitoreada y sujeta a controles y reportes sobre su uso, brindando información como: usuario, fecha de accesos, hora de accesos, bytes transferidos, almacenamiento de archivos, acceso a los servidores, sitios visitados, tiempo de navegación por la red, entre otros.

10.5. El control de los Medios digitales se llevará a cabo a través de los responsables que Riegos del Viar designe para realizar estos controles.

10.6. Con carácter descriptivo, pero no limitativo, las finalidades genéricas de las investigaciones, monitorizaciones, accesos y controles podrán ser las siguientes:

• Protección de los Medios digitales, a fin de proteger la integridad del sistema y la seguridad de la información.

• Garantizar las tareas de mantenimiento de los Medios digitales.

• Resolver incidencias de seguridad.

• Garantizar la continuidad del trabajo en el caso de que el Personal se ausente por razón de enfermedad, vacaciones, de forma permanente u otras similares.

• Permitir los accesos de otros usuarios para el cumplimiento de sus Funciones.

• Prevención de responsabilidades frente a terceros.

• Comprobación del cumplimiento de las obligaciones laborales del Personal.

• Comprobación de la existencia o no del uso abusivo de los Medios digitales para usos personales.

• Comprobación de la protección de secretos empresariales.

• Comprobación del cumplimiento de esta Política o de cualquier otra establecida por Riegos del Viar.

10.7. El control de los Medios digitales se llevará a cabo por Riegos del Viar sin dañar y sin atentar contra la dignidad o intimidad del Personal.

10.8. Riegos del Viar estará obligado a actuar con absoluta diligencia y proporcionalidad, guardando total confidencialidad sobre los datos, documentos, y demás informaciones a las que pudiere tener acceso en el ejercicio de sus tareas de control.

10.9. El uso inapropiado, abusivo, o contrario a esta Política de los Medios digitales podrá ser sancionado con la eliminación del acceso a estos, la aplicación de las sanciones disciplinarias derivadas por incumplimiento de los términos y condiciones que emanen de la relación con Riegos del Viar, además de las acciones legales establecidas en la normativa vigente aplicable.

10.10. Cuando Riegos del Viar detecte en el uso de los Medios digitales actuaciones irregulares, ilícitas o ilegales, procederá al ejercicio de las acciones pertinentes para las exigencias de las responsabilidades que correspondan.